BASE DE DATOS - ACCESS

Base de Datos

11-      ¿Qué es?

22-      Objetos de Access y descripción de c/u

33-      ¿Qué es un campo y que tipo de datos se pueden almacenar en un campo?

44-      ¿Qué es un campo clave?

55-      ¿Por qué sirven las relaciones entre tablas?

Respuestas:

11-      Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

22-      Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

3-      Un campo es el espacio donde vas a meter un dato.

4-      Un campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente al resto.
Por ejemplo: si quieres hacer una tabla para almacenar datos de clientes.
La información más común que puedes querer es el nombre, dirección, teléfono. En este caso teléfono es un campo en el cual vas a anotar el teléfono del cliente.
Hay varios tipos de campos: numéricos, de fecha, numéricos, por mencionar algunos.
Un campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente al resto.
La clave puede estar formada por más de un campo, pero no es lo normal. Por ejemplo, se puede usar como clave el móvil y el nombre.
Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera fila que saltamos en la Vista Diseño cuando creamos los campos). Este tipo de campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones será un campo Auto numérico. Vuelve ese campo y asegura estos datos:

·         Nombre del campo: Id Alumno

·         Tipo de campo: Auto numérico.

Descripción: es el campo clave que identifica al alumno.
Para definir otro campo como clave, haz clic en él (por ejemplo en su nombre) y selecciona el comando Clave principal de la ficha Herramientas de tabla.

Plantillas para tablas. La tabla de profesores

Ya tenemos nuestra primera tabla completa, incluido su campo clave. Ahora vamos a crear otra de las tablas necesarias en nuestro ejemplo: la tabla de profesores, pero no desde cero como la tabla alumnos, sino usando uno de las plantillas de Access.

Utiliza los siguientes pasos para crear esta tabla:

Ve a la cinta de opciones y asegúrate de que muestra la ficha Crear.

Ahora, haz clic, en el grupo Tablas, en el comando Plantillas de tabla.

Se te mostrará el desplegable de la figura 13.4 con para que selecciones un tipo de plantilla.

Selecciona la plantilla que más se parezca a la tabla que quieres crear. En nuestro caso, Contactos es la más apropiada.

Aparecerá la ventana de la hoja de datos. Esta ventana sirve para introducir, ver y modificar los datos de las tablas y se emplea de forma muy parecida a una hoja de cálculo de Excel: escribe el contenido en una celda, usa Tab para ir de una celda a otra, etcétera. Sin embargo, en este libro, para introducir datos, vamos a usar los formularios en el capítulo siguiente.

Figura 13.4. Plantillas de tabla

Pero como aún nos queda pulir un poco más la tabla, vamos a pasar a la vista Diseño para modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Pulsa en la barra de estado, a la derecha del todo, en Vista Diseño. Dale el nombre de Profesores a la tabla.

Para empezar renombra el campo Id, por Id Profesor. Ahora veremos cómo eliminar campos de la plantilla que no nos interesan y moverlos para ordenarlos:

 Para eliminar un campo haz clic sobre él y ejecuta el comando Eliminar filas en la cinta de opciones. Selecciona los campos Organización, Cargo, País, Página web y Datos adjuntos.

Para reordenar un campo de lugar haz clic sobre él y mantén presionado, arrastra el campo hasta su nueva posición y suelta el botón. Reordena ahora a tu gusto.

Agregar nuevos campos

Tanto si creas tablas a partir de plantillas como si lo haces desde cero, tendrás que añadir nuevos campos. Ya hemos visto cómo se hace desde la vista Diseño, rellenando por filas un nombre de campo, su tipo y una breve descripción. Ahora veremos cómo crear campos en la vista Hoja de datos:

Cambia a la vista Hoja de datos pulsando el comando Ver en la cinta de opciones o en el botón Vista Hoja de datos de la barra de estado.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevo campo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos.

Selecciona los campos campos que quieras en el panel y arrástralos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, suelta el botón y el campo quedará en esa posición.

Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos.

De esta manera ahorras más tiempo que si los escribes uno a uno como en el apartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste en crear campos en otras tablas. Puedes añadir campos desde otras tablas:

Asegúrate de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregar campos existentes. Aparecerá un panel similar al que hemos visto antes, pero fíjate que este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otras tablas que tengamos en nuestra base de datos, agrupadas en categorías.

Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastra los campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editando en el área de trabajo.

5- Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener   toda la información que necesitamos almacenar en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una única tabla enorme con toda la información.las relaciones entre tablas sirven para vincular todos los datos almacenados en tablas que tienen que ver con la información importante, es decir, tu necesitas crear las relaciones entre las tablas a partir de un campo idéntico existente en varias tablas, todo esto con el fin de crear un modelo óptimo de diseño en tu base de datos.